70％以上が運用に対して課題を抱えている「ワークフローシステム利用における実態調査」／jinjer

クラウド型人事労務システム「ジンジャー」を提供しているjinjerは、企業の人事、情報システム担当者を対象に「社内申請に関連するワークフローシステム利用」における実態調査を実施した。

【調査概要】

調査の背景

昨今、人事労務、勤怠管理、人事評価、経費精算など、社内業務を効率化するための各種システムの導入・活用が普及している。そのような中で、社内申請に関連するワークフローシステムを導入・活用する企業は年々増加しており、今後も導入企業が拡大していくと予測されている。

その一方で、数多くのシステム導入が進んだことによって、新たな課題も散見されるようになった。本調査では、ワークフローシステムに焦点をあて、その利用状況や、利用する中で感じた課題などを明らかにした。

ワークフローシステムを複数利用する企業は70％弱

各種申請や稟議は、契約締結、経費精算、勤怠管理、人事評価など、さまざまな場面で発生する。その業務を効率的に行うために、多くの企業でワークフローシステムが活用されている。

その中で、各種申請・稟議のワークフローにおけるシステムの利用数を質問したところ、「2～3つの利用（35.0％）」「4～5つの利用（20.8％）」「6つ以上の利用（12.2％）」と、複数のシステムを利用している企業があわせて70％弱という回答になった。

複数のワークフローシステム運用で課題を感じている企業は70%強

複数のワークフローシステムを利用する企業で「課題をやや感じている（61.5%）」「課題をかなり感じている（15.2%）」と、あわせて76.7%が何かしらの課題感を持っていると回答した。

また、利用する中で感じた課題としてもっとも多い回答は「他のシステムとのデータ連携（API連携・ファイル連携）に時間・手間がかかる（39.3%）」。次いで「セキュリティへの不安（38.1%）」「システムごとに操作性が違うため使いづらい（35.0%）」「コストの増加（32.3%）」という結果だった。

複数のワークフローシステムを利用する企業の約95％は、同一ベンダー・同一データベースに統一した方が良いと回答

複数のワークフローシステムを利用するうえで、「同一ベンダー・同一データベースに統一した方が良いと思うか」という質問をしたところ「非常にそう思う（32.3%）」「ややそう思う（63.0%）」であわせて95.3％の企業が、統一したほうが良いと回答した。

また、同一ベンダー・同一データベースに統一したほうが良いと感じている現状を受けて、注力して取り組んでいること、今後取り組もうとしていることについて質問したところ、「従業員にとって使いやすいシステムを選定すること（59.6%）」が最多回答だった。次いで「人事のデータベースとの連携を強化していくこと（40.8%）」、「各種申請・承認後の業務にも対応できること（31.8%）」、「承認ルートを統一すること（28.6%）」という結果となった。