76%の企業が頻繁に紙の契約書を活用　もっとも多い理由は「取引先から求められるから」／Sansan

Sansanは、契約業務に携わる800名のビジネスパーソンを対象に「紙の契約書に関する実態調査」を実施したことを発表した。

【調査概要】

調査の背景

コロナ禍の影響で、電子契約サービスの活用など、契約業務のデジタル化が進んだ。一方、すべての契約を電子で完結することは難しく、現在も多くの企業で紙の契約書を活用している。企業における紙の契約書の活用状況とそれにともなう課題を明らかにするため、調査の実施に至った。

76％の人が頻繁に紙の契約書を活用 建設・不動産業界では88％でとくに多い

契約業務において70.9％が電子契約を導入していると回答した。一方、実際の契約締結では76.1％が「頻繁に紙を使う」と回答し、すべて電子契約を使っていると回答した人は6.4％だった。

業界別では、建設・不動産業界が紙の使用頻度がもっとも高いことが明らかになった。

電子契約を導入しても紙を使う理由は、「取引先から求められるから」など外的要因によるところが大きい

電子契約を導入していながら、紙で契約締結を行う理由について聞いたところ「取引先から、求められるから」が55.1％ともっとも多く、次いで43.3％が「取引先が電子契約を導入していないから」と回答した。

64％が紙の契約管理に課題 50.3％が「管理台帳を作成していない・わからない」

紙の契約書管理について課題があるか聞いたところ、64.0％が「課題がある」と回答した。課題の内容については、26.3％が「期限管理ができていない」、24.9％が「契約の状況がわからない（有効かどうかなど）」と回答した。

さらに、所属する組織単位で契約書を管理するために台帳を作成しているか聞いたところ、50.3％が「作成していない・わからない」と回答した。台帳作成をする場合の項目に、「自動更新の有無」を記載しているのは29.9％、「解約通知期限日」は26.0％、「自動更新期間」は19.9％となり、多くの場合で期限管理に重要な項目は記載されていないことが明らかになった。

Sansan Contract One Unit ゼネラルマネジャー 西村仁氏のコメント

今回の調査では電子契約などの普及が進む一方で、依然として頻繁に紙の契約書を活用する機会が多く、契約業務の電子化が進んでいない実態が明らかになりました。契約書は、自社の希望だけで電子化することは難しいため、完全に紙の業務がなくなるまでには時間がかかります。新規に締結する契約書が電子化されても、過去の契約書は紙のまま保管している企業も少なくありません。調査結果からも明らかなとおり、紙の契約書管理にあたっては、必要な契約書を探すために時間がかかるほか、期限の把握や有効性の確認においてアナログな業務が発生します。効率的に管理するためには、全社的に台帳を整備することが重要ですが、ルールが明確でない企業も多く、必要な項目がきちんと記載されていないことが分かりました。

「Contract One」では電子契約はもちろん、紙で締結される契約書を正確にデータ化し、企業の取引条件が網羅された契約データベースを構築します。必要な契約書を瞬時に検索できる機能や、適切に期限管理が可能な機能を備えているほか、関連する契約を自動でひも付ける「契約ツリー機能」や契約の有効性を瞬時に判定する「契約状況判定機能」などの実装を控えています。紙の契約書であっても契約書を適切に管理し、取引条件や契約状況の正確かつ迅速な把握を可能にすることで、企業の収益最大化を後押ししていきます。