公募ガイド社は、コンテスト運営SaaS「Kouboプランナー」において「学校・団体向け一括応募システム」を追加リリースしたことを、5月27日に発表した。同システムは学校側で児童生徒の作品をまとめてオンライン応募するためのもので、教職員・コンテスト事務局双方の運営業務負荷を大幅に削減できる。
児童生徒などを対象とした公募やコンテストでは、教職員が学校やクラス単位で作品をとりまとめて応募するケースが多く、また、応募方法はいまだ郵送がメインであることが実情と言える。
教職員やコンテスト事務局では以下のように多くのマニュアル業務が発生しており、また、オンラインでの応募受付フォームを導入した場合でも既存サービスは個人応募の受付フォーマットがほとんどのため、学校側で一括応募する際の業務負荷軽減にはつながっていなかった。
- 応募のための書類作成
- 作品提出状況の把握
- 作品のとりまとめ・発送作業
- 応募者・作品のデータ化
- 作品・個人情報の受け入れ・保管
今回追加リリースされた「学校・団体向け一括応募システム」は、前述の課題を解決するために開発されたコンテストエントリーシステム。エントリーしたいコンテストにクラスごとの専用ページを設定することで「QRコードを活用した生徒自らの応募」「教職員や保護者による代理応募」「教職員による応募管理」などの機能を利用できる。
また、コンテスト事務局側でも、郵送受付時に発生していた仕分け業務や応募作品の受け入れ保管およびデータ化などを行う必要がなく、すべてWeb上で閲覧・審査できる。
「学校・団体向け一括応募システム」の活用フロー（例）は以下の通り。
「学校・団体向け一括応募システム」の各種機能は以下の通り。
1．学校・団体別専用QRコード発行
教職員は専用ページから応募フォームのQRコードを発行し応募者に共有する。応募者は共有されたURLから作品をアップロードすることで、所属する団体からの応募としてエントリーが認識される。また、応募者が児童やパソコンが苦手な生徒のケースでも、保護者や教職員が代理入力することで応募できる。
2．応募状況の把握が容易
教職員は、団体専用ページからクラス単位で各応募者の応募状況を確認できる。また、専用ページから応募作品の差し替えや情報の修正なども可能となる。
3．クラス、学童および絵画教室単位での一括代理応募
教職員はクラスごとの専用ページから、児童生徒の作品を一括で応募できる。この機能は同一学校内のクラスに限らず、学童や課外授業、絵画教室など、学校外の組織・団体からの応募にも対応している。
