TOKIUMは5月29日、電子および紙の契約書をクラウド上で一元管理できる契約管理クラウド「TOKIUM契約管理」を、6月3日から新たに提供を開始すると発表した。
このサービスは、契約書に記載されている取引先名や契約期間などの契約内容を、GPT-4oが自動で抽出し、データ化するというもの。紙の契約書のスキャンはTOKIUMが代行するため、企業の負担なく一元管理が可能となり、社内の契約書をTOKIUM上ですぐに閲覧ができるようになる。こうした一元管理や検索性の担保により、契約管理業務の効率化だけでなく、企業のガバナンス強化を実現するとしている。
サービス提供の背景として、昨今ガバナンス強化の要請や下請法遵守への監視強化などにより、各企業の契約業務に関する課題や負担は増加している状況を指摘。契約業務に携わる担当者の約72％が契約書の管理を負担に感じているうえ、特に確認したい契約書がすぐに見つからないことが要因との回答をしているという。
TOKIUM契約管理については、製本された紙の契約書を製本された状態のままスキャンし、クラウド上にアップロード。スキャン後の契約書はTOKIUMが保管を代行するため、オフィスのペーパーレス化や保管場所に契約書を探す手間を削減に寄与するという。
また、AI-OCRで契約書の全文をデータ化。取引先名や契約期間などの項目を生成AI）GPT-4o）により自動で抽出する。これにより、契約管理台帳の作成を自動化し、手作業で契約内容を入力する手間を省く。そしてTOKIUM上ですぐに契約書を見返すことができるという。
約540万社以上の企業情報が登録されているデータベースと連携し、取引先の社名や住所、インボイス登録番号などの情報が自動で更新されるため、取引先のマスタ情報のメンテナンスにかかる工数を削減。また、会社名の表記ゆれは自動で名寄せできるため、取引先の重複登録を防止する。
TOKIUM上で登録された契約期間と解約通知期限に基づき、契約更新の対応が必要な契約書をTOKIUMから各担当者に毎月メールで通知する、契約更新アラートの機能も搭載。意図せず自動更新または解約するリスクを回避できる。さらに、契約が自動更新された場合は、最新の契約期間が自動で計算され反映されるという。
