業務効率化｜スケジュール管理が上手い人の特徴は？管理のコツも紹介

仕事を進めるうえで、スケジュール管理は重要なスキルです。スケジュール管理が上手くできないと、残業や仕事の遅れにつながります。「スケジュール管理を上手く行うにはどうしたよいのか」「スケジュール管理が上手い人は、どのようなことに気をつけているのか」を知りたい人も多いでしょう。本記事では、スケジュール管理の目的からスケジュール管理が上手い人の特徴、スケジュール管理のコツやツールを紹介します。ぜひ、最後まで読んで参考にしてください。

スケジュール管理の重要性

スケジュール管理ができると時間を効率的に活用できます。スケジュールを組むことで、無駄な時間の浪費を防ぎタスクに対応する時間を増やせます。スケジュール管理を上手く行うことで、タスクが溜まることや納期に追われずに計画的に仕事を進められるためストレス軽減にもつながるでしょう。

スケジュール管理ができていないと、常に業務に追われてしまい生産性やモチベーションの低下を引き起こします。さらにチームで取り組む仕事の場合、スケジュール管理ができていないと他のメンバーに迷惑が掛かり、納期の遅延が起こる可能性もあるでしょう。納期の遅れはクライアントからの信頼を失くす恐れがあります。仕事を進めるうえでスケジュール管理は非常に重要なスキルといえます。

スケジュール管理の目的

スケジュール管理の目的は、期日が決められたタスクを期日内に終わらせることです。さらに細かく分けると下記の3つに分けられます。

1.業務の効率化

2.タスクの進捗状況の明確化

3.チームで行う共同作業の円滑化

目的を理解して、スケジュール管理を行うように意識しましょう。それぞれについて詳しく解説します。

1.業務の効率化

1つ目が「業務の効率化」です。効率的に作業するためには、どのタスクから優先的に取り掛かればよいか、いつまでに終わらせなければならないかを把握しておかなければなりません。

スケジュール管理ができていないと、優先度の低いタスクから取り掛かってしまい重要なタスクの対応が遅れてしまう恐れがあります。

スケジュールを把握して、作業を効率化できれば仕事に追われることはないでしょう。

2.タスクの進捗状況の明確化

2つ目に挙げられるのが「タスクの進捗状況の明確化」です。スケジュール管理を行うことで、抱えているタスクを可視化して業務内容を整理します。

スケジュールと合わせて進行管理表を作成しておけば、各タスクの進捗状況が明確になるので「納期は1週間後だが、期日の2営業日前には上司に確認をお願いしよう」「不明点があれば休みに入る前に確認しておこう」など「いつまで」に「なに」を進めなければならないか把握できます。

3.チームで行う共同作業の円滑化

最後は「チームで行う共同作業の円滑化」です。スケジュール管理は個人だけではなくチームで動くプロジェクトでも必要です。スケジュール管理の有無によってプロジェクトの進捗状況も大きく変わるでしょう。

プロジェクトを円滑に進めるためにはメンバー間でスケジュールを把握しておくことが重要です。そうすれば誰かのタスク進捗が遅れている場合にメンバーで協力することができます。

スケジュール管理を行うメリット

スケジュール管理を行うことで具体的にどのような効果があるのでしょうか。スケジュール管理を行うメリットは4つあります。

1.業務の優先度が明確になる

2.業務を効率的に進められる

3.対応漏れやトラブルの予防になる

4.チームで進める共同作業がスムーズになる

それぞれのメリットについて詳しく解説します。

1.業務の優先度が明確になる

業務の優先度が明確になることは、スケジュール管理における重要なメリットの1つです。仕事を進める上で対応しなければならないタスクは、日々発生します。優先度を明確にすると重要なタスクに時間を割り当てられて集中できます。

マトリックスを活用してタスクを管理することで、緊急対応が必要なタスクや重要なタスクの整理が可能です。マトリックスの内容は下記のとおりです。

「緊急度が高いかつ重要度が高い」タスクから取り組むことで、業務上の緊急事態に迅速に対応できます。

優先度を明確にすることで、どのタスクにどれくらいの時間や人員を割り当てればよいか整理でき、生産性の向上につながるでしょう。

2.業務を効率的に進められる

スケジュールを把握することで、その日に対応することが整理できるため業務を計画的に進行できます。個人やチームが時間を最適に活用できるようになるので業務の効率化につながるでしょう。

チームで動くプロジェクトの場合、プロジェクトマネージャーがスケジュールを管理し日々対応するタスクと作業時間を整理したリストを作成することで全体の進行状況を把握できます。また急な予定変更が入っても調整が可能です。

3.対応漏れやトラブルの予防になる

日々対応するタスクを明確にし計画を立てることで、対応漏れや見落としを防げます。

仕事を進める上で複数の対応事項が同時進行となることが多いでしょう。スケジュールを管理できていないと対応が漏れて納期遅れなどのトラブルに発展しかねません。対応漏れなどのトラブルを未然に防ぐためにもスケジュール管理を徹底しましょう。

4.チームで進める共同作業がスムーズになる

スケジュール管理はチームメンバーとの予定や進捗状況の共有に有効です。各自の予定などを把握できると、チームメンバーに適切なタスクを割り当てられます。誰か一人にタスクが偏り過度な負荷を掛けることも防げるでしょう。メンバー間のタスク割り当てのバランスが取れると不満が溜まらず生産性の向上につながります。

メンバーの予定や対応タスクが可視化されることで、情報共有が容易になりコミュニケーションが活性化します。チームで取り組むプロジェクトの進行管理に困っている人は、スケジュール管理を行い円滑に進行できるように働きかけましょう。

スケジュール管理が上手い人の特徴

スケジュール管理が上手い人は、どのようにスケジュール管理を行っているのでしょうか。特徴は4つあります。

1.現状の整理ができている

2.タスクの対応に必要な時間を把握している

3.タスクの優先順位を決めている

4.スケジュールに余裕を持たせている

各特徴を詳しく解説します。どれも日々の業務の中でマネできる特徴なので、早速取り入れて実践してみましょう。

1.現状の整理ができている

まず1つ目は「現状の整理ができている」ことです。スケジュール管理が上手い人は、日々担当している案件で対応するタスクを整理して可視化します。頭の中で整理するのではなく、メモ帳やエクセルなどに文字として書き出すクセを付けています。

普段から現状の整理を行わずに対応漏れや期日ギリギリでタスクに着手することが多い人は、一日の中で各案件のタスクを整理する時間を設けるようにしましょう。あらかじめタスクの整理ができていると、効率よく仕事を進められます。

2.タスクの対応に必要な時間を把握している

2つ目は「タスクの対応に必要な時間を把握している」ことです。タスクを整理するだけでなく、処理に必要な作業時間を把握してスケジュールに落とし込みます。

必要な作業時間を正確に見積もれていない場合、予定していたタスクが早く終わってしまい無駄な時間が生じたり、時間が足りずに他のタスクの対応時間を圧迫することになります。

タスクの対応に必要な時間を把握して計画的にスケジュールを組み、業務を効率的に進めるように意識しましょう。

3.タスクの優先順位を決めている

3つ目は「タスクの優先順位を決めている」ことです。スケジュール管理が上手い人は、自分が対応すべきタスクに優先順位を決めています。

たくさんあるタスクでも、それぞれの優先度は異なります。プロジェクトを円滑に進行させるには、優先度の高いタスクから取り組むことが重要です。前章でも紹介していますが、スケジュール管理が上手い人は「重要度」と「緊急度」で表現したマトリックスを用います。単純にタスクを記載するだけでなく「いつまで」に対応が必要なのか期日も明記しています。

複数のタスクを抱えていても漏れなく適切に対応できるように、タスクを書き出す際には優先順位を決めてください。

4.スケジュールに余裕を持たせている

最後は「スケジュールに余裕を持たせている」ことです。スケジュール管理が上手い人は、予測不能な事態が起こった際にも、対応できるようにスケジュールに余裕を持たせています。

スケジュールを詰め込み過ぎてはトラブルが起きたときに対処が困難になります。特にチームで取り組むプロジェクトの場合、過密なスケジュールの中でトラブルが発生するとメンバーへストレスを与えかねません。

スケジュールを組む際には「スムーズに進行している想定」ではなく「予定どおりに進まないこと」を想定して適度な余裕を持たせるように意識してみましょう。

スケジュール管理のコツ4つ

スケジュール管理を上手に行うためには、どのようなことを意識して取り組めばよいのでしょう。ここでは、スケジュール管理のコツを4つ紹介します。

1.タスクに掛かる時間を把握する

2.期日に余裕を持たせる

3.自分でやる仕事と人に任せる仕事を見極める

4.定期的に見直す

この4つを意識してスケジュール管理に取り組むと業務の効率化を図れるでしょう。一つずつ紹介します。

1.タスクに掛かる時間を把握する

まずは「タスクに掛かる時間を把握」しましょう。必要な作業時間を把握しないままスケジュールを組むと、対応時間が足りずに他の業務に支障が出る恐れがあります。

必要な作業時間を見積もり、スケジュールに落とし込む際には期日から逆算することを意識しましょう。期日から逆算できていないと、結局期日直前に慌ただしくなってしまうためです。

2.期日に余裕を持たせる

2つ目のコツは「期日に余裕を持たせる」ことです。スケジュール管理を行う上で、あえて期日に余裕を設けることは非常に重要です。

期日ギリギリまでスケジュールにタスクを入れるのではなく、期日よりも数営業日早くタスクが完了するように意識しましょう。

期日に余裕を持たせておくと、トラブルや緊急タスクなどに柔軟な対応が可能です。期日まで余裕がない場合、緊急タスクなどが入ってしまうと他のタスクのスケジュールが圧迫され遅延することも起こりえます。

業務の効率化を図る上でも、スケジュールを組む際には期日に余裕を持たせましょう。

3.自分でやる仕事と人に任せる仕事を見極める

3つ目が「自分でやる仕事と人に任せる仕事を見極める」ことです。特にチームで進めるプロジェクトの場合、タスクを各チームメンバーに割り振って進めます。タスクを割り振る際、一人に偏りが出ないようにバランスを見ましょう。

人に任せることが苦手な人や、自分なら効率的にタスクを終わらせられると考える人は一人でタスクを抱えてしまう考えに陥ります。タスクを抱え込むと業務効率の低下やパフォーマンスが落ちる可能性があります。

スケジュール管理を行うときは無理や過信はせず、人に任せられるタスクは人に任せて円滑にプロジェクトを進行する計画的なスケジュールを立てるように意識してください。

4.定期的に見直す

最後に「定期的に見直す」ことです。スケジュールの定期的な見直しは、タスクの進捗状況の確認や見積もり以上に手間が掛かっている部分を見直す機会になります。スケジュールを組み、実際に作業を進める中で自分が見積もった以上に作業に時間が掛かっていないか、遅延してしまったものや期日に対してギリギリの進行になってしまったものがないか見直しましょう。

対応が完了したタスクは塗りつぶすなどしてわかりやすくすると進行度合いが可視化でき、管理が楽になります。

紹介した4つのコツを意識すれば、スケジュール管理を上手く行えるようになるでしょう。

スケジュール管理が上手な人が使っているツール4選

スケジュール管理が上手い人は、日頃どのようなツールを使っているのでしょうか。スマートフォンの普及によりスケジュール管理もデジタルで行う人が増える一方で、従来の手書きのメモ帳やカレンダーといったアナログなツールを使用してスケジュール管理を行う人もいます。

2020年にLINE社（現LINEヤフー社）が行ったスケジュール管理ツール利用率調査では、デジタル派45％・アナログ派41％とデジタル派がわずかに多い結果となりました。

スケジュール管理が上手い人が使っているツールを4つ紹介します。

1.ノート・付箋

2.エクセル・Googleスプレッドシート

3.カレンダー

4.Google ToDoリスト

それぞれのツールについて詳しく解説します。

1.ノート・付箋

ノートや付箋は個人のスケジュール・タスクの管理に向いているツールです。クライアントからの急な依頼や突発的に発生したタスクをノートや付箋に書き、目に留まる場所に置くことでToDoリストのように活用できます。対応が完了したタスクから消したりはがしたりすればよいので、誰にでもすぐに始められる方法です。ただし書いている内容を他人に見られてしまう可能性があるので、顧客情報などの機密情報を書き込まないように注意しましょう。

ノートを使用した自身の行動や思考を管理する手法として「バレットジャーナル」も有効です。バレットジャーナルは、タスク管理術として活用でき、中点「・」を書いてタスクを箇条書きで洗い出し整理します。使用する記号はさまざまな種類があり、意味が異なります。

すべてを使う必要はありません。自分がノートや付箋を使用する際に使いやすい記号を用いてスケジュール管理に役立ててください。

2.エクセル・Googleスプレッドシート

エクセルやGoogleスプレッドシートを活用してスケジュール管理を行う方法もおすすめです。エクセルは業務ツールとして取り入れている企業が多いため、使い慣れている人も多いでしょう。Googleスプレッドシートもエクセルと同じように使えるため、研修などを行わなくてもすぐに活用できます。

エクセルやGoogleスプレッドシートはガントチャートなどの工程表も作成できるため、チームでスケジュールを共有する場合に適しています。特にGoogleスプレッドシートは、URLを共有しチームメンバーに編集権限を付与することで各自のタスクの進捗をリアルタイムで把握が可能です。

普段の業務でエクセルやGoogleスプレッドシートに触れる機会が多い人は、試しにスケジュール管理ツールとして使用してみてください。

3.カレンダー

日別でスケジュール・タスクを管理したい人にはカレンダーがおすすめです。卓上カレンダーや手帳型カレンダーであれば、期日を書き込んで管理するとよいでしょう。

Googleカレンダーやスマートフォンのカレンダーアプリを使用する場合は、タスクの詳細を記載できるのでメモとしても活用できます。またリマインダー機能がついている場合は、積極的に利用すると対応漏れを防げます。

一日の中でスマートフォンに触れる時間が多い人は、すぐにスケジュールを確認できるカレンダーアプリから試してみてはいかがでしょうか。

4.Google ToDoリスト

タスク管理に特化したツールです。日々の業務でGoogleのサービスを使用している人は、個人タスクの管理として導入してみてください。

Googleアカウントを持っていれば無料で利用でき、下記のGoogle各サービス画面から簡単に呼び出し連携を行えます。

各サービス利用時に、画面右に表示されるサイドパネルから、チェックマークのような「ToDoリスト」のアイコンをクリックすると操作画面が表示され、タスク情報を入力できます。リマインダー機能も実装されているので、個人タスクの管理には十分な機能といえます。

スケジュール管理ツールを4つ紹介しました。自身の普段の業務に取り入れやすそうなツールを試してみてください。

まとめ

スケジュール管理の目的からスケジュール管理が上手い人の特徴、スケジュール管理のコツやおすすめのツールを紹介しました。

これまでスケジュール管理が上手くいかず頭を抱えていた人も本記事を参考にして、まずは現状の整理に取り組んでみてください。洗い出したタスクを実際にスケジュールに落とし込む前に、4つのコツを思い出しましょう。4つのコツを意識できれば、スケジュール管理が上手い人に一歩近づきます。

スケジュール管理ツールには、デジタルとアナログのものがあります。いろいろ試してみて自身が使いやすいツールを見つけてください。スケジュール管理を上手に行い、業務効率の改善を図りましょう。