履歴書を郵送してから後悔しないためには、履歴書に添える送付状の書き方やクリアファイルに入れる書類の順番、履歴書の封筒は白がいいのか茶色がいいのか？ など、細かい部分まできちんと確認する必要があります。今回の記事では、履歴書を郵送する際の封筒選びから送付状の例文まで、徹底的に解説します。
履歴書を郵送するときの封筒選び
まずは、履歴書を入れる封筒選びについて解説していきます。一般的には、A4サイズの履歴書を折らずに入れることができる「白」の「角形2号」を用います。
色は「白」がおすすめ
封筒には、白や茶色、水色などさまざまな色があります。どの封筒を利用してもダメということはありませんが、一番きちんとした印象を与えることができるのは「白」でしょう。白い封筒は、結婚祝いや出産祝いなどのお祝い事で使われることが多く、明るいイメージがあります。
また、宛名書きをしたときに黒のペンが映えるのも白い封筒です。「履歴書在中」と赤で記載することを考えても、封筒が白だと目に留まりやすくなります。
なお、履歴書の封筒書きに適したペンについては、こちらの記事で詳しくご紹介しています。
履歴書の封筒書きに最適な3つのペンとNGな7つのペンをご紹介！
大きさは「A4」が入る「角形2号」か「角形A4号」
大きさは、A4サイズの履歴書が入る「角形2号」（240mm×332mm）か「角形A4号」（228mm×312mm）がおすすめです。履歴書はA4かB5サイズであることが多いので、この角形2号か角形A4号であれば、折り目を付けることなく送付することができます。
A4用紙が入るクリアファイル（220mm×310mm）に履歴書を入れる場合は、少しゆとりのある「角形2号」がおすすめです。
履歴書を入れる封筒の書き方
次は、履歴書を入れる封筒の書き方です。個人宛の場合と、部署宛の場合でご紹介します。なお、書き方は縦書きが一般的です。
個人宛の場合
個人宛の場合は、「〇〇様」と記載します。オモテ面は、上に郵便番号、右側に宛先を記入します。中央に個人名がくるように、中央よりもやや右側から企業名を書き始めます。そして、左下には「履歴書在中」と赤で書くようにしましょう。「履歴書在中」と書いてある赤の判子でも差し支えありません。
ウラ面の郵便番号の下には、オモテ面と同じく縦書きで、自分の住所と名前を書きます。オモテ面の文字よりも小さく書くのが一般的です。
部署宛の場合
部署宛の場合は、「〇〇御中」と記載します。多くの場合は「採用担当 御中」となるでしょう。それ以外は、個人宛の場合と同じです。
同封する送付状の書き方
ここで、履歴書を送付する際に同封する送付状の書き方をご紹介します。送付状があるとないとでは、相手に与える印象が大きく異なります。「ていねいな仕事ができる人」「相手のことを気遣うことができる人」という印象を与えられるように、送付状は必ず同封することをおすすめします。
送付状は、履歴書と統一感が出るように同じ書式、サイズで揃えるのが基本です。履歴書がA4サイズであれば、送付状もA4用紙1枚にすると良いでしょう。また、履歴書は横書きなので、送付状も横書きにすると読みやすいです。手書きよりは、パソコンで作成した方がきれいに仕上がるのでおすすめです。基本構成は、下記7点です。
1. 送付日
2. 宛先
3. 署名
4. 前文
5. 主文
6. 末文
7. 同封書類
令和2年2月1日
株式会社〇〇
人事部 採用ご担当者 様
〒×××-××××
東京都‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐
氏名〇〇〇〇
電話番号 090-××××-××××
メールアドレス △@△△△
〇〇応募の件
拝啓、貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたび貴社の求人広告を拝見し、ぜひとも応募させて頂きたく、履歴書を
お送り致します。
私は現在、〇〇大学で経営学を学んでおり、マーケティングの実践を学ぶた
めに、株式会社〇〇で半年間のインターンを経験しました。貴社のサービスで
ある〇〇のシステムをインターン先で実際に使わせて頂き、高い効率性を実感
し、貴社で働きたいと強く思うようになりました。
履歴書をご高覧のうえ、ぜひ面接の機会を頂けますようお願い申し上げます。
敬具
記
同封書類
1.履歴書 1通
以上
送付日は、和暦・西暦のどちらでも構いませんが、履歴書の記載と統一するようにしましょう。
宛名は、封筒への記載と同じく、部署名である場合は「御中」、個人宛である場合は「様」とします。
署名は、連絡が取りやすい電話番号とよく使うメールアドレスを記載するようにします。「住所」「氏名」「電話番号」「メールアドレス」の4点は必ず書くようにしましょう。
前文は、頭語と時候の挨拶を簡単に書きます。頭語は「拝啓」が一般的です。前略は、挨拶を省略する意味となるので避けるようにしましょう。
主文は、応募に至った簡単な経緯と、自己PRや志望動機を書きます。会社は、採用するために広告費を使っています。そのため、何をきっかけに応募に至ったかは、会社としても知りたい情報の一つです。自己PRや志望動機は簡単なものに留めておきましょう。長くても4行以内に収めるのがベターです。
末文は、面接の機会を設けてほしいというお願いと、頭語に対する結語を書きます。頭語が「拝啓」であれば、結語は「敬具」となります。
最後は、同封書類の内容と枚数を明記して締めくくります。履歴書以外に必要書類があれば、ここに列挙します。そして、送付状の右下に「以上」と書いて終わりであることを知らせましょう。
履歴書を封筒に入れるときのポイント
履歴書を封筒に入れるときは、クリアファイルにまとめることと封をすることがポイントです。これは、万が一雨に濡れたり、封が解けてしまったときに分かるようにするためです。ここでは、その2つのポイントを解説していきます。
クリアファイルにまとめること
クリアファイルは、無色透明のものが良いでしょう。安価に手に入れることができるので、使用したものや文字・イラストが入っているものは避けるようにします。書類を入れる順番は、下記のとおりです。
1. 送付状
2. 履歴書
3. 職務経歴書（ある場合）
4. その他必要書類（ある場合）
クリアファイルに入れることで折り目が付いたり、濡れたりするのを防ぐことができます。また、採用担当者の視点で考えると、折り目の付いていない履歴書の方が清潔な印象を受けますし、書類一式がまとまっているため扱いやすいです。
封をすること
履歴書は、個人情報が記載された重要な書類です。ビジネスで重要な書類を送付する際には、「封字」をするのが一般的です。これは、担当者の手に渡ったときに、誰も封を開けていないという証明になります。何かのトラブルで封が解かれ、中身が入れ替わるということが起こっても、封字があれば間違って送ったわけではないことを証明できます。
封字は、封筒をのり付けした後に「〆」のマークを書きます。「×」ではありませんので注意しましょう。
確実に届けるための切手を貼る
ここまでご紹介してきたとおり、履歴書を入れる封筒は定形外郵便となります。料金不足の切手で投函してしまうと、相手に迷惑をかける結果になります。事前にきちんと金額を確認して、切手を貼るようにしましょう。
切手の料金
履歴書を入れる封筒は、定形外郵便になります。郵便局のホームページを確認すると、定形外郵便は、50g以内で120円、100g以内で140円、150g以内で210円となります。
（参照元：手紙（定形郵便物・定形外郵便物）の基本料金｜郵便局）
A4サイズの紙1枚の重さが、約4gです。A4サイズで広げるとA3になる一般的な履歴書の重さは、8gということになります。それにA4サイズの送付状を1枚付けて合計12g、角形2号の白の封筒は15～18gほどになります。A4のクリアファイルの一般的なものが約26g（厚手のものが約43g）なので、これらを合計するとおおよそ53～56gで、50gを少し超えます。
つまり、封筒を含めて100g以内に収まる計算になるため、140円分の切手を貼れば問題なく送付できるでしょう。なお、クリアファイル、履歴書、送付状以外の同封書類がある場合でも、A4用紙が数枚増える程度であれば、140円分の切手で収まる範囲内と考えられます。しかし、切手を購入する際には、必ずはかりで重さを確認しましょう。
切手は、140円の普通切手を1枚を貼るのが望ましいです。記念切手やキャラクターの切手は、ビジネスの場には適さないので避けた方が無難です。
参考
紙1枚の重さは何グラム？｜メルマガ[吉田印刷所]
封筒重量一覧表｜PEACE
料金不足で考えられること
郵便局のホームページよると、料金不足の郵便物は下記3つの対応がとられます。
1）受取人に届く前に差出人に返送される
2）受取人に届いて不足額を支払う
3）受取人が不在だったり、支払いを拒否したりすると差出人に返送される
（引用元：手紙にまつわるQ&A｜郵便局）
まず、差出人に返送される場合ですが、これが原因で応募期限に間に合わなくなることが考えられます。また、受取人に届いて不足額を支払わせるのは、確実にマイナスの印象を与えてしまうでしょう。支払いを拒否された場合は、マイナスの印象を与えた上に時間もロスしてしまいます。これらのリスクを想定すると、郵便局の事業所に持ち込むのが一番確実な方法といえるでしょう。
履歴書をメール添付で送る場合のポイント
メール添付で履歴書を送る場合のポイントは、3つあります。
1つ目は、件名・本文ともに簡潔にすることです。採用担当者は、1日に数十件のメールを受け取っています。そのことを考えると、長々とした文章は相手のことをまったく考えていないと捉えられてしまいかねません。
件名はシンプルに、「履歴書ご送付の件 氏名」とするのが良いでしょう。また、メールの本文は「宛名」「自己紹介」「自己PR（志望動機）」「パスワードを別途送信する旨」「署名」という構成にします。
【例文】
株式会社〇〇
人事部 採用ご担当者様
はじめまして。
〇〇と申します。
このたび貴社の求人広告を拝見し、
ぜひとも応募させて頂きたく、
履歴書をお送り致します。
私は現在、〇〇大学で経営学を学んでおり、
マーケティングの実践を学ぶために
株式会社〇〇で、半年間のインターンを経験しました。
貴社のサービスである〇〇のシステムを
インターン先で実際に使わせて頂き、
高い効率性を実感し、貴社で働きたいと強く思うようになりました。
履歴書を添付しております。
ご査収の程、よろしくお願い申し上げます。
応募書類には念のため、パスワードを設定しております。
後ほど、パスワードを送らせて頂きますので、
ご確認頂きたく存じます。
お忙しいところ大変恐縮ですが、
面接の機会を頂けますようお願い申し上げます。
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氏名
〒×××-××××
東京都‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐
電話番号 090-××××-××××
メールアドレス △@△△△
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2つ目は、添付した履歴書のファイル名を分かりやすいものにすることです。例えば「日付 履歴書（氏名）」とすると、採用担当者がすぐに理解できます。
3つ目は、パスワードを設定することです。なぜなら、送信先を間違えたときにも、パスワードを設定していれば、個人情報が流失せずに済むからです。パスワードの設定方法は、PDFをzip形式でパスワード設定して圧縮するのが簡単なのでおすすめです。
履歴書を手渡しする場合のポイント
履歴書を手渡しする場合のポイントも、郵送と同じようにクリアファイルと封筒に入れておくことです。履歴書をクリアファイルと封筒に二重で入れておくことで、持っていく途中に汚れたり、折れたりするのを防ぐことができます。また、渡す際にも選考書類を大切に扱っているていねいな印象を与えることができます。
まとめ
履歴書を郵送する際は、受け取る人の気持ちになって、ていねいにすることが大切です。紙が折れないようクリアファイルに入れたり、切手の値段をきちんと確認し、最善の状態で届くよう配慮しましょう。
自分が採用担当者だったら、日々忙しく仕事をする中で、どんなふうに履歴書が届いたら好印象を持つかを考えてください。自分で考えて実践したことは相手に伝わりやすいですし、今後の人生にも生きてきます。就職活動を機に、社会人としてのマナーを身につけられると良いでしょう。
参考
履歴書在中と書く？ 履歴書の折り方、封筒サイズ、切手の料金など、郵送時の基本｜マイナビ転職
【履歴書】封筒の書き方・郵送＆提出時のマナー｜マイナビ転職
履歴書封筒の書き方・郵送方法を画像で解説｜リクナビNEXT
履歴書や職務経歴書の提出・送付マナー｜doda
履歴書を郵送するときの切手代はいくら？ 正しい貼り方は？｜doda
履歴書郵送時の送付状（添え状）の書き方【テンプレートあり】｜マイナビ転職
履歴書の郵送、切手はいくら分？｜履歴書を郵送する際のマナーと注意点｜エン転職
