エントリーシートを封筒に入れて郵送する際の注意点解説！持参時は？

手書きのエントリーシートの場合、封筒に入れて郵送で提出することが少なくありません。「書類の郵送ってやったことがないんだけど、どうすればいいの？」とお悩みの方のために、どういう封筒を選ぶのか、なぜその封筒が良いのか、封筒には何を書くのかについて解説します。

エントリーシートを入れる封筒の大前提

普段郵便をあまり使わない人だと、封筒選びそのものに迷うかもしれません。まず、ここは押さえておきたいという大前提を解説します。

折らないで入れられるサイズ

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ビジネスシーンでは、大切な書類ほど折らずに郵送します。簡単なお知らせであれば三つ折りなどにしても問題ないのですが、採用は個人・企業双方にとって非常に大きなイベントです。そのため、基本的には「応募書類に関するものは折らない」と考えておきましょう。

現在では、書類をA4にプリントアウトするのが一般的です。エントリーシートのサイズも、ほとんどの場合はA4です。そのため、A4用紙数枚を折らずに入れられる封筒を選びましょう。

A4用紙を折らずに入れられる封筒で代表的なものは、「角形2号」封筒です。略して「角2」と呼ぶこともあります。角形2号以外に、「角形A4」というやや小ぶりな封筒もあります。しかし、後述する理由により使いにくいこともあるので、基本的には角形2号を使うことをおすすめします。

クリアファイルに挟んで入れられるもの

郵便物は大量に集められて送られるため、その過程で折れたり曲がったりしてしまうことがあります。また、悪天候のときは濡れてしまうこともあります。

そういった不慮の事態に備えて、大切な書類はクリアファイルに挟んで送る習慣があります。A4のクリアファイルはA4用紙より一回り大きいので、書類も10枚程度なら問題なく挟むことができます。

先ほどご紹介した封筒のうち、角形A4封筒はやや小さいため、クリアファイルを入れるのには不向きです。クリアファイルを使う場合は、角形2号封筒に入れるようにしましょう。

あまり安価に見えない素材

文具店などに封筒を買いにいくと、最もよく見かけるのが茶色っぽいクラフト紙でできた封筒です。ビジネスシーンでもよく使われますが、これはどちらかというと「普段使い」の封筒です。

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前述したように、採用は一大イベントなので、もう少し改まった印象のある封筒を使うことが好まれます。白い厚手の封筒にしておけば問題ないでしょう。また、一部のメーカーは、履歴書用封筒とクリアファイルがセットになった商品も販売しています。

郵送時の宛名書き

封筒を買ったら、次は宛名書きをします。パソコンでレイアウトを作って印刷する人もいるようですが、多くの場合は手書きです。どのように書けば良いのでしょうか。

御中？様？宛？表側の書き方

郵便物自体は縦書きでも横書きでも届きますが、きちんとしたビジネスレターの宛名は縦書きで送る方が無難です。まず、表側には送り先の情報を書きます。

このとき注意したいのが、全体のバランスです。封筒の表側の中央部分に、メインの宛名が来るように書きましょう。会社の部署宛であれば部署名、担当者宛であれば担当者名がメインの宛名になります。

右端には、宛先住所を書きます。住所の字は、メインの宛名よりも小さく書きましょう。また、改行にも注意してください。住所が途中で途切れる形で改行すると、見た目が悪くなってしまいます。心配な人は、鉛筆で薄く下書きすると良いでしょう。

宛名には、必ず敬称を付けます。敬称には、以下のようなルールがあります。

「人事部宛に送ってください」という指示があれば、「人事部御中」と書きましょう。「担当者宛に送ってください」と言われたときは、「ご担当者様」になります。担当者は人名ではありませんが、個人であることが想定されるからです。

住所を右端に書き、中央に宛名を書くと左端が余ります。余った左端の下部に、「応募書類在中」と赤いペンで書いておきましょう。これを朱書きと言います。朱書きは、市販されているスタンプでも問題ないと見なす企業が多いようです。朱書きは目立つので、書類を後回しにされない、紛失されないといった防御策としても有効だと言われています。

小さい企業であったり、宛先住所が代表ではなく部署に直接届くようになっている企業であれば、迅速に担当者の手元に届けられる可能性が高くなります。このような場合は朱書きしなくても良さそうですが、企業の中がどうなっているかは応募者からは見えにくいものです。そのため、保険として朱書きはしておいた方が良いでしょう。

参考

エントリーシートを郵送するときに役立つ！ 封筒の選び方のポイント、宛名の書き方のマナー | リクナビ就活準備ガイド

差出人はどこに書く？裏側の書き方

はがきの場合は差出人も表側に書きますが、封筒は裏側に書くのが通例です。字のサイズは、表側よりも小さくして書きましょう。

書く位置については2通りの考え方があるようです。1つ目は、封筒の真ん中にある合わせ目を挟むようにして中央に書く方法です。2つ目は、左端に寄せて書く方法です。これは、書きやすい方を選ぶと良いでしょう。

エントリーシートを送付する場合、差出人の住所と併せて提出日を記入するのが慣例になっています。提出日は、裏側の左端上部に書くことが多いようです。

すべて書き終わり、エントリーシートを入れて封をしたら、封筒のフタ部分に「〆」印を書いておきましょう。これは「確実に封をしました」というメッセージです。仮に担当者に届くまでの間に誰かが開けてしまった場合にも、その事実を伝えることができます。

持参時の宛名書き

会社によっては、エントリーシートの提出と面接が同時進行になる所もあります。書類を持参するという経験はアルバイトくらいでしかないでしょうから、マナーに悩むかもしれません。基本を押さえておきましょう。

誰に渡しても良いようにしておこう

一般的に、書類を持参するときにも封筒に入れるのがビジネスマナーとされています。郵送するときと同様に、エントリーシートをクリアファイルに挟んだ上で、封筒に入れて持参しましょう。

直接担当者に渡すこともありますが、会社によっては受付の人にまず渡し、そこから担当者につないでもらうこともあります。封筒に入れておくと、このようなときに個人情報を必要以上に人目にさらさない、書類の散逸を防ぐなどのメリットがあります。

エントリーシートを持参する場合、当日、その場で担当者が目を通すことがほとんどでしょう。そのため、宛名書きは特に必要ありません。ただし、「応募書類在中」の朱書きはしておいた方が分かりやすいです。

当日の選考がどう進むのかよく分からない、誰に渡せばいいのか不明で不安といった場合には、念のため表側に担当部署名・担当者名のみ書いておいても良いでしょう。

住所は必要？裏側の書き方

封筒の裏側には、自分の住所・氏名を書いておきましょう。封筒に書類が入った状態でも誰の書類か分かりやすくするためです。その場で読んでもらうものなので、封はしなくて大丈夫です。

郵送時の注意点は？

封筒の準備が終わったら、あとは郵送するだけです。しかし、郵送に慣れていない人もいるかもしれません。心配な場合は、郵便局の窓口から送ることをおすすめします。

郵送料金

郵便物には、大きく分けて「定形郵便」と「定形外郵便」があります。角形2号封筒は、定形外郵便になります。「封筒は84円切手」と覚えている人もいるかもしれませんが、これは定形郵便の料金です。定形外郵便は、郵送料金が重さによって異なりますので注意しましょう。

郵送料金は、郵便物の重さを量れば分かります。郵便局のウェブサイトに重量ごとの料金が掲載されているので、参考にしてください。しかし、家に重さを量れるものがない、正確に測れているか自信がないということもあるでしょう。そのような場合は、念のため郵便局の窓口から送ると安心です。

参考

定形郵便物・定形外郵便物の料金 | 日本郵便

料金計算（手紙） | 日本郵便

締切日によっては速達も使おう

書類の提出締切には、「当日消印有効」と「○○日必着」というのがあります。当日消印有効とは、締切日の消印が押されている郵便物であれば、締切日以降に届いても大丈夫だということです。消印は郵便局の営業時間内に押されるものなので、窓口から出せば確実です。また、営業時間後の「ゆうゆう窓口」がある郵便局であれば、夕方以降でも当日消印を押してもらえることがあります。

一方、「○○日必着」は、締切日には確実に先方へ届いていなくてはなりません。日本の郵便物はおおよそ1〜2日で届くことが多いようですが、まれに事故などで時間がかかることもあります。締切日までに余裕がない場合は、速達の利用も検討しましょう。速達は、通常の料金に加えて速達料金がかかりますのでご注意ください。

送り状の作り方

ビジネスレターでは、郵送物に「送り状（送付状）」を付けます。エントリーシートも、送付状を付けるのが一般的です。送付状は各就職支援サービスがテンプレートを用意していますので、それらを使って作成すると良いでしょう。下記サイトでも詳しく紹介しているので、参考にしてみてください。

参考

就職活動での添え状（送付状）の書き方｜マイナビ新卒紹介

まとめ

日常生活での郵便物のやりとりが少ない現代においては、就職活動で初めて封書を送るという方もいるかもしれません。最初は緊張して間違えたりすることもありますので、封筒の準備は余裕を持って行いましょう。また、書式などを企業から指定されることもありますので、注意事項をよく読んで郵送するようにしてください。

参考

エントリーシートの郵送-封筒の書き方・送り状・送信方法を解説 | MatcherDictionary

エントリーシートを出すときの封筒は注意が必要？注意すべきポイントをご紹介 | Meets Campany

エントリーシート(ES)郵送時のマナー 封筒・送付状の書き方とは | unistyle

履歴書を手渡しするときも封筒は必要？履歴書を持参するときのマナー｜doda