インターンシップに参加する学生必見！メール返信の基本マナーと例文

インターンシップの面接日程や詳細案内などがメールで送られてくることがあります。そのときに、ビジネスマナーを踏まえた返信ができれば、相手に好印象を与えることができます。今回の記事では、返信するときの基本マナー5つと、「返信」「質問」「日程調整」の3つのパターンの例文をご紹介します。

【インターンシップ】メールを返信するときの基本マナー

メールは電話やチャットとは反応する速度が異なります。電話やチャットはスピーディーにやりとりができる分、それ以外の要素は排除されています。しかし、メールは件名や宛名があり、比較的ていねいさを求められるツールです。ここでは、メールを返信するときの5つのマナーをご紹介します。

件名は分かりやすくする

件名は、「用件」「大学名」「氏名」の3点を簡潔に書くようします。なぜなら、人事担当者の方は、一日に数十件～百件以上のメールを処理しています。メールの件名を見ただけで、内容が分からないと、いちいちメールの中身を確認しなければなりません。逆に、メールの件名を見ただけで内容が分かるのであれば、メールに対する優先順位がつけやすくスムーズに仕事を進めることができます。

分かりやすい例	〇月〇日のインターンシップの御礼（〇〇大学・ココイロ太郎）
分かりにくい例	インターンシップの件

上記の例を見ても、具体的である方が分かりやすくなります。件名を見ただけで次のアクションが思い浮かぶか、相手の立場になって考えてみましょう。

送信する時間帯に気を配る

メールを送信する時間は、インターンシップ先が営業している時間内がおすすめです。営業時間外になる場合は、前後2時間程度が目安です。

メールは電話と違って相手の時間を強制的に奪うことはありません。しかし、メールを受信した時間帯で相手が受ける印象は変わります。例えば、深夜2時にメールを返信されたら、メールを受け取った相手は、「こんな遅い時間まで起きているのだな」と感じます。また、すぐに返信することは難しいでしょう。では、朝7時にメールが返信されていたらどうでしょうか？ 「朝から活発に活動しているな」という印象を与えられるかもしれません。

なるべく早く返信するのが大前提ですが、送信する時間帯は相手も活動しているであろう時間帯にするのがマナーと言えるでしょう。

本文は見やすいように適度な改行を入れる

メールの本文は、内容のまとまりごとに改行するのがマナーです。改行のない文章は、読みづらい上に、考えがまとまっていない印象を受けます。3～5行に一回は改行をするようにしましょう。そうすることで、自分自身も内容を整理することができますし、相手も読みやすくなります。

また、相手がパソコンで見ているのかスマートフォンで見ているのかは分かりません。ですから、スマートフォンでメールを作成しているときは、パソコンでどう見えるのかを確認し、パソコンでメールを作成しているときは、スマートフォンでどう見えるのかを確認してから送信することをおすすめします。

誤字脱字・誤送信防止のためにダブルチェックする

すぐにメールしなければならない場合を除いて、時間を空けてからメールを確認することをおすすめします。どんなに注意していても、誤字脱字、誤送信をする可能性はあります。これを防止するには、メールを一度作成してから、後で確認した方が効果的です。

時間に余裕があるなら、メールを作成して、一度印刷して、紙にして確認するようにしましょう。そうすることで、誤字脱字・誤送信を防止することができます。

早めの返信を心がける

返信が早いことは、相手にとって円滑に仕事することにつながります。メールを送信するということは、必ず「用件」があります。この「用件」が質問のような答えを求めることである場合は、すぐに答えが分かった方が仕事が進みやすくなります。一方で、「用件」が案内のような内容であれば、そこまで急ぐ必要はないでしょう。

最初は、慎重さを重視して、だんだんとメールの返信を早めていくつもりで取り組むと無理はないでしょう。

【インターンシップ】メールの基本的な書き方

続けて、「宛先と件名」「宛名と署名」「本文」の3つのパートの基本的な書き方をご紹介します。返信のときのみならず、応募するときや質問するときにも使える書き方です。

宛先と件名

返信の場合は、宛先を間違える可能性がありません。しかし、こちらからメールを送信する場合は誤送信の可能性があるため、会社ホームページなどの信頼できるメールアドレスをコピー＆ペーストすることをおすすめします。

返信をする際、メールの件名に「Re:」というマークがつきます。これは削除せずにそのままにしましょう。なぜなら、件名に「Re:」があると、それだけで相手が返信メールであることを知ることができるからです。

宛名と署名

宛名は、省略せずに全て書くのが原則です。個人名が不明の場合は、「ご担当者様」と書きます。企業名や名前の間違いは、失礼に当たりますので、必ずダブルチェックしてから送信するようにしましょう。

署名とは、メールの文末につける送り主の情報です。必要な情報は、「氏名」「大学・学部名」「連絡先」の3点です。

今後もインターンシップでメールのやりとりがある場合は、テンプレートにして登録しておくと毎回記入する手間が省けるので効率的です。

本文

本文は、「名乗り」と「用件」の2つのパートに分かれます。名乗りは、大学名・学部名・氏名を省略せずに明記しましょう。用件は、3～5行ごとに都度、改行を入れながら、一文が長くなりすぎないように意識しましょう。

語尾は、「ございます」「いたします」「となっております」というように尊敬語・謙譲語を使うようにします。また、「ご多忙中恐れ入りますが」「大変恐縮ではございますが」などと相手に配慮もしていきましょう。

【インターンシップ】メールの例文

最後は、返信する場合、質問する場合、日程調整したい場合のメールの例文をご紹介します。メール作成の際のひな形としてご活用ください。

返信する場合

返信の場合は、件名の後半部分に「大学名・学部名・氏名」を加えましょう。そうすることで、相手の方は件名だけで内容を把握することができます。

質問する場合

質問をする場合は、インターンシップの書類やホームページを確認してからにしましょう。書いてあることを質問すると、相手の時間を奪い、手間を取らせてしまいます。探してみても分からない内容であれば、相手側にも改善の余地があることですから、気後れすることなく質問することをおすすめします。

日程調整したい場合

インターンシップの面接、もしくは参加する日時の都合がつかないことがあります。その場合は、早めに日程調整をしたい旨を連絡しましょう。その際には、こちらの予定を3つほど提示しておくと相手も日程を調整しやすくなります。

まとめ

インターンシップに参加する過程で、企業側の担当者とメールのやりとりをする機会があります。一番大切なのは、相手の立場になってメールを送ることです。そうすることで、メールを受け取った相手は「この人とのやりとりはスムーズだな」と感じます。インターンシップが本選考につながっていても、いなくても、相手の気持ちを考えて仕事ができることはこの先ずっと活きる力です。今回の記事でご紹介したメールのひな形を活用しながら、相手の気持ちを考えたメールを作成してみてはいかがでしょうか。

参考

ビジネスメールの書き方｜ビジネスメールの教科書

企業とのやりとりに役立つ！ インターンシップに関するメールの書き方とマナー【例文あり】｜リクナビ就活準備ガイド

インターンシップのメールの書き方！場面別の例文集あり｜ゼロワンインターン

インターンのメールへの返信は必要？好印象になるマナーを知ろう｜BIZREACH CAMPUS

インターンに必要なメールマナー講座 ~インターンの参加メール、お礼メール、ビジネスメールの書き方を徹底解説~｜Intern Street

インターンのメールの書き方-返信の方法は？｜Matcher Dictionary