履歴書を郵送した後の報告メールの書き方！郵送するときのポイントも

履歴書を郵送した後に報告メールをすると、担当者にていねいな印象を与えることができます。メールの件名と本文はシンプルにまとめるのがおすすめです。今回は、報告メールの例文やメール送付の際の注意点もご紹介しています。さらに、履歴書を郵送する場合、メール添付する場合の例文もそれぞれご紹介しています。

履歴書を郵送したあとの報告メールの書き方

履歴書を郵送した後に報告メールを送ると、2つのメリットが出てきます。また、初めて企業にメールを送信する方でもメールを作れるように、メールの例文と注意点を解説しています。メールの例文を参考に、ご自分のケースに合わせてアレンジしてみてください。

報告メールをするメリット

報告メールを送るメリットは、2つあります。

報告・連絡・相談は、ビジネスの基本中の基本となります。履歴書の郵送メールは全員がしているわけではありません。だからこそ、好印象を与えるチャンスになります。ていねいな気遣いができることは、今後の選考においてもプラスに働くことはあっても、マイナスになることはありません。

また、報告メールを送っておくことで、万が一郵便物がなくなり期限までに届かなかった場合でも、特別な対応をしてもらえる可能性があります。もちろん、書留で郵送すれば補償はありますが、万全を期すためにも、報告メールを送って損はないでしょう。

郵便局から書留で送れば、到着する日時もおおよそ分かるので、報告メールにも記載しておきましょう。そうすることで、受け取る側が気にかけてくれる可能性もあります。

報告メールの例文

報告メールは、件名と本文の構成を考えることが大事です。まず、件名を見ただけでメールの内容が分かるように意識します。なぜなら、メールを受け取る担当者は、一日に数十件から百件以上のメールを受け取っている可能性があるからです。件名だけで内容が分かるのは、相手の手間を省くためのビジネスマナーと考えましょう。

次に、本文の構成は、「名乗り」「用件」「締めくくり」の3つとします。シンプルな構成で、相手に過不足なく用件が伝わるようにしましょう。また、企業名や担当者名、部署名を間違えると大変失礼に当たるので、会社ホームページや説明会資料などと照らし合わせて2回以上確認しましょう。

【例文】

件名：履歴書郵送のご連絡（〇〇大学〇〇学部3年生△△）

株式会社〇〇

人事部 人事課 〇〇（フルネーム） 様

お世話になっております。

〇〇大学〇〇学部3年生の△△（氏名）と申します。

この度は、選考のご機会を頂き、ありがとうございます。

履歴書を、本日〇月〇日（月）付けで送付致しました。

〇〇様のお手元に届くのは、〇月〇日（火）午前中になる予定です。

お忙しいところ恐縮ではありますが、

ご査収の程、よろしくお願い致します。

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△△（氏名）

〇〇大学・〇〇学部・〇〇学科 3年生

携帯電話番号：090-0000-0000

eメール：cocoiro@×××.××

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報告メールを作成するときの注意点

報告メールを送るときには、「誤字脱字」と「送信する時間」に注意しましょう。誤字脱字を防ぐ方法は、2つあります。

1つは、印刷してパソコンやスマートフォンの画面だけでなく、紙媒体で確認する方法があります。もう1つは、メール作成後に時間を空けてから内容を改めてチェックする方法です。2つの方法を併用すればよりミスは防げるでしょう。

また、メールを送信する時間は、送信相手の企業の営業時間内にするか、始業時間・終業時間の前後2時間程度の範囲内にしましょう。あまりに朝の早い時間や夜の遅い時間は、相手が仕事をしていない可能性が高く、メールを会社支給の携帯で受信している担当者もいるはずです。営業時間外にメールを送るのは、相手をせかすことにつながるので注意しましょう。

履歴書を郵送するときのポイント

ここでは、履歴書を郵送するときの4つのポイントをご紹介します。履歴書の郵送方法に自信がない方は、ぜひ参考になさってください。

履歴書を入れる封筒は白の角形2号がおすすめ

履歴書を入れる封筒は、「白」がおすすめです。封筒には、茶色や水色などもありますが、白の封筒はご祝儀袋などにも使われる色で、きちんとした印象を与えます。

また、封筒のサイズは、角形2号（240mm×332mm）か角形A4号（228mm×312mm）がおすすめです。この2つのサイズであれば、A4サイズの履歴書を折らずにそのまま入れることができます。

封筒の中には送付状を入れる

履歴書を入れる封筒には、履歴書と一緒に送付状を入れるとていねいな印象を与えることができます。送付状があるのとないのとでは、受け取った人の印象が全く異なります。送付状の内容は下記の7点です。

1. 送付日
2. 宛先
3. 署名
4. 前文
5. 主文
6. 末文
7. 同封書類

履歴書の郵送・添え状については、こちらの記事で例文を交えて詳しくご紹介しています。

切手の料金に注意する

角形2号、角形A4号の封筒は、定型外郵便となります。切手の料金は、50g以内で120円、100g以内で140円となります。履歴書と送付状だけであれば、120円分の切手で十分届きます。もし、履歴書以外にエントリーシートや職務経歴書などの提出書類がある場合は、念のため140円分の切手を使えば安心です。

重さ	金額
50g以内	120円
100g以内	140円
150g以内	210円

（手紙（定形郵便物・定形外郵便物）の基本料金｜郵便局 より筆者作成）

封筒に書く内容とおすすめのペン

封筒に書く内容は、表面に「宛名」「宛先」「履歴書在中」の3点を書き、裏面に自分の「住所」と「名前」の2点を書きます。一般的には、表面も裏面も縦書きで書きます。また、「履歴書在中」は表面の左下に赤で書きます（判子でも差し支えありません）。

そして、封筒書きにおすすめのペンは、下記の3つのポイントを満たす油性・マッキー極細がおすすめです。にじみやすい万年筆や筆ペン、水性ペンの使用は避けるようにします。

【封筒書きのペンを選ぶポイント】

1. はっきりと読める線の太さがあること（1.0mm以上）
2. にじまないこと
3. 色は黒

封筒書きにおすすめのペンとNGのペンについてはこちらの記事で詳しく解説しています。

履歴書をメール添付で送付するときのポイント

最後は、履歴書をメール添付で送付するときの3つのポイントをご紹介します。メール添付の送信は、手軽にできる分、誤送信をしてしまうと個人情報の流出につながります。確認作業を怠らずに送信するように心がけましょう。

履歴書をメール添付するときの例文

【例文】

件名：履歴書送付の件（〇〇大学〇〇学部3年生△△）

株式会社〇〇

人事部 人事課 〇〇（フルネーム） 様

お世話になっております。

〇〇大学〇〇学部3年生の△△（氏名）と申します。

この度は、選考のご機会を頂き、ありがとうございます。

履歴書を添付しておりますので、ご確認お願い致します。

書類にはパスワードを設定しております。

パスワードは、後程メールにてお送り致しますので、

ご確認の程、よろしくお願い致します。

お忙しいところ恐縮ではありますが、

何卒よろしくお願い致します。

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△△（氏名）

〇〇大学・〇〇学部・〇〇学科 3年生

携帯電話番号：090-0000-0000

eメール：cocoiro@×××.××

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パスワードをかける

個人情報流出を防ぐために、履歴書のPDFにはパスワードを設定し、パスワードは別メールで送るようにします。パスワード用メールの例文をご紹介します。

【例文】

件名：履歴書送付の件 パスワード（〇〇大学〇〇学部3年生△△）

株式会社〇〇

人事部 人事課 〇〇（フルネーム） 様

お世話になっております。

先ほど履歴書をお送りした

〇〇大学〇〇学部3年生の△△（氏名）と申します。

PDFファイルに設定しているパスワードは以下の通りです。

パスワード：××××

お忙しいところ恐縮ではありますが、

ご査収の程、よろしくお願い致します。

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△△（氏名）

〇〇大学・〇〇学部・〇〇学科 3年生

携帯電話番号：090-0000-0000

eメール：cocoiro@×××.××

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形式はPDFがおすすめ

履歴書はWordやGoogleドキュメントなどを利用して作成することが多いですが、送付する際にはPDFがおすすめです。Wordは相手のパソコンのバージョンが自分のパソコンのバージョンと違うと形が崩れてしまいます。また、GoogleドキュメントはURLを共有設定する必要があります。

PDFにすることで、こちらが確認している内容と同じものを相手にも見てもらうことができます。さらに、PDFにすることで写真データも軽くなるので送付も簡単にできます。

まとめ

履歴書を郵送した後の報告メールは、担当者にていねいな印象を与えるため、万が一のトラブルの際にもスムーズに対応するために有効な方法です。メールの送信は、郵送に比べて簡単な分、十分に確認をしてから、送信するように心がけましょう！

参考

「郵送報告メール」の書き方は？ 履歴書などを送った後の対応【例文つき】｜マイナビ学生の窓口

履歴書郵送の確認メールの書き方・文例｜ビズ式

【履歴書を送付するとき】郵送メールのやり方とは｜ハタラクティブ

応募書類の提出・送付マナー｜doda