履歴書を郵送するときに返信用封筒は同封した方がいいのか、気になる方が多いのではないでしょうか。就活でのマナー違反は結果に大きく影響するかもしれません。
この記事では、履歴書を送るときに返信用封筒は必要なのか、また、同封する際のポイントをご紹介していきます。また、返信用封筒を送り返すときのマナーもご紹介していくので参考にしてください。
履歴書を送るときに返信用封筒は必要？
企業からの書類や市役所の郵便物などに返信用封筒が同封されているのを見たことがあるでしょう。履歴書を送るときに返信用封筒が必要なのか見ていきましょう。
指示があるときのみでOK
履歴書を送る際には、企業からの指示があるときのみ返信用封筒を同封すれば問題ありません。
指示がない時に履歴書と一緒に返信用封筒を同封していると、「もし面接に落ちたら、履歴書を送り返してほしいのでは？」と勘違いされてしまいます。そうすると、採用担当者は入社したいという気持ちが低いのでは？ と思われるかもしれません。
履歴書を送る際に「返信用封筒を同封するように」と指示がある場合のみ返信用封筒を同封しましょう。
返信用封筒を同封する意図とは？
返信用封筒を同封する意図には次のようなものがあります。
- 相手の手間やコストを抑える
- 送り先を間違えないようにするため
- 返信してほしい旨を相手に伝えることができる
採用担当者は、何十人、何百人という学生を相手にしなければいけません。いざ書類を返信するときに封筒の準備や宛名を書く作業が膨大になってしまいます。また、返信するための封筒も会社のコストになってしまいます。相手を気遣い、企業のコストを抑えるために返信用封筒を同封する場合があります。
また、相手が書類を返信するときに、住所を書き間違える可能性はゼロではありません。特にプライバシーに関わる書類や重要な書類の送り間違いは、ときに大変なことになるかもしれません。もしものことを考えて、あらかじめ返信先の住所が書かれた返信用封筒を同封する場合があります。
返信用封筒を同封するということは、相手に返信を望んでいるという意思表示となります。
履歴書と一緒に返信用封筒を同封する際のポイント
返信用封筒を同封する際にも、必要最低限のマナーがあります。同封する際のポイントを理解してマナー違反にならないよう注意しましょう。
サイズに決まりがある
返信用封筒のサイズに注意しましょう。書類に対してあまりにも小さすぎる封筒はマナー違反となるでしょう。ビジネスで使う書類はA4もしくはB5サイズが一般的です。したがって、履歴書に同封する返信用封筒は、角形2号もしくは角形3号が望ましいでしょう。
また、履歴書に同封する返信用封筒は茶色ではなく、白を選んでください。一般的に重要な書類を送る際は茶色よりも白色の封筒を使います。
折り方に注意
返信用封筒の折り方にも注意しましょう。履歴書を入れる封筒に入る程度に折りましょう。半分、もしくは3つ折りにします。4つ折り以上にすると厚みが増してしまい、封筒の見た目が悪くなってしまいます。
返信用封筒を折るときはきれいに折ることを心がけ、半分もしくは3つ折りに折ることを意識しましょう。
正しい宛名の書き方
返信用封筒の表面には送り先の郵便番号と自分の氏名、自分の住所を書いておきましょう。そして、名前の下には「行」と必ず書きましょう。
間違っても自分の名前の下に「様」と書いてはいけません。
差出人は書かない
相手への気遣いのために、返信用封筒の裏側に差出人を書いておきたいと思うかもしれませんが、あえて何も書かないようにしてください。
差出人を書いてしまうと、失礼にあたります。相手の情報は書かずに自分の情報のみ記載しましょう。
切手は貼る！切手の基本料金は？
返信用封筒には切手を貼っておいた方がいいでしょう。相手への配慮や費用や時間の負担が軽減されるため、相手も気持ちがいいでしょう。しかし、切手の料金が足りなければ相手に対して失礼に当たります。
封筒や重さによって、切手の料金がいくらなのかを知っておく必要があります。下記に切手の料金をまとめたので参考にしてください。
定型郵便物 25g以内 84円 50g以内 94円 定形外郵便【規格内】（長辺34cm以内、短辺25cm以内、厚さ3cm以内） 50g以内 120円 100g以内 140円 150g以内 210円 250g以内 250円 500g以内 390円 定形外郵便【規格外】 50g以内 200円 100g以内 220円 150g以内 300円 250g以内 350円 500g以内 510円
参考
手紙（定型郵便物・定形外郵便物）の基本料金｜郵便局
返信用封筒を送り返すときのマナー
企業から送られてきた書類の中に返信用封筒が入っていた場合、どのように送り返せばいいのでしょうか。返信用封筒に書類を入れ、そのまま送ってしまうとマナー違反となってしまいます。
企業から常識がなっていないと思われてしまうと、その企業に入社することは厳しいかもしれません。たかが返信用封筒で、と思うかもしれませんが、しっかりとマナーを理解しておく必要があります。返信用封筒を送り返すときのマナーを列記します。
- 宛名を書き直す
- 自分の名前の後の様を消す
- 封筒の裏面に名前と住所を書く
- 「〆」を記入する
順番に解説していきます。
宛名を書き直す
返信用封筒の宛名には、相手方企業の名前や部署が書かれており、その下に「行」や「宛」と書かれています。この「行」や「宛」を二重線で消して、「様」や「御中」に書き換えましょう。二重線を弾くときはフリーハンドではなく必ず定規を使うようにしてください。
人名であれば「様」、会社名や部署の場合は「御中」と書きましょう。返信用封筒は間違えてしまったら書き直しができないので慎重に書くことが大切です。
自分の名前の後の「様」を消す
返信用封筒の差出人の部分に自分の名前が書かれている場合、名前の下に「様」が書かれています。返信する際は「様」を二重線で消すことを忘れないでください。
封筒の裏面に名前と住所を書く
返信用封筒の差出人の部分に何も書かれていない場合、自分の名前と住所をていねいに書きましょう。
返信用封筒に自分の住所は書く必要はないのでは？ と思うかもしれません。しかし、受け取った相手は名前がない封筒を見ても、誰から送られてきたのか分かりません。重要書類とは気づかずに開封が後回しになるかもしれません。
誰が送ったのかを明確にするためにも、必ず返信用封筒の裏側に自分の名前と住所を書きましょう。もし相手が書いた住所が間違っていても、差出人の住所に返ってきます。差出人の住所は書いておいた方がいいでしょう。
「〆」も記入する
封筒の封のところに「〆」と書かれている書類を見たことがあるかもしれません。この「〆」は封緘（ふうかん）といいます。重要な書類が入っている場合や、宛名の本人だけに見てほしい書類があるときに「〆」と書きます。
まとめ
履歴書を送るときに企業側から指示がある場合のみ返信用封筒を同封しましょう。一般的にビジネスではA4もしくはB5の書類が多いので、返信用封筒は角2号・角3号を使うようにしましょう。
返信用封筒の色は茶色ではなく白を選んでください。また、宛名の下には「行」と書き、差出人の名前は書かないようにしましょう。切手は貼らないよりも貼ったほうがよく、切手の料金が足りないことがないように注意しましょう。
参考
履歴書を郵送するときに返信用封筒も同封するべきか？返信用封筒の正しい書き方｜ジョブインフォ
返信用封筒の宛名は？ 切手はどうする？ 基本マナーを身につけよう｜マイナビ学生の窓口フレッシャーズ
返信用封筒の書き方・折り方・入れ方はどうすればいい？宛名の変更方法なども解説｜ノマド的節約術
【返信用封筒のマナーとは】宛名の書き方・切手の料金を徹底解説！｜就活の未来
