就職活動の際に、履歴書などの応募書類を企業へ郵送することもあるでしょう。封筒には正しい敬称を使う必要がありますが、「御中」や「様」など、記載方法に悩むことはありませんか？ 今回は、敬称の正しい使い方と履歴書を送付する際のポイントについてご紹介します。
履歴書を郵送するときの敬称の使い方について
就職活動の際に、履歴書や職務経歴書などの採用書類を企業へ提出します。メールなどで提出することもあれば、直接渡したり、郵送することもあるでしょう。特に郵送する場合は、封筒に正しい敬称が使われているかによって企業側の印象も変わってきます。宛名の記載は第一印象を左右する大事な部分なので、「様」「御中」「宛」などの敬称を正しく使う必要があります。
ここでは、「御中」をどのような場面で使うか、さらにその他の敬称の使い方や注意点についてもご紹介します。
「御中」はどういうときに使う？
まずは「御中」の使い方ですが、御中は会社や部署など、組織や団体のあとにつける敬称です。例えば、提出先が会社や部署の場合は「○○株式会社 人事部 御中」と記載します。企業名や部署名などしか分からず、担当者の個人名が特定できない場合は「御中」を使用するのがいいでしょう。
宛名に御中がついている場合は、宛先の組織に属していれば基本的に誰でも内容を確認することができます。例えば「人事部御中」という宛名の場合は、人事部以外の人は開封することができませんが、人事部に属している人であれば内容を確認することができます。
「御中」と「様」は同時に使わない
「御中」などの敬称を使う際に注意したいのが、敬称の併用です。一般的に敬称を併用することはないため、「御中」と「様」を同時に使うこともありません。敬称は、人名や役職のあとにつけることで敬意を表すことができます。「人事部御中 ○○様」のように併用してしまうと、敬称が重複する状態となってしまいます。
「様」は、基本的に宛名が個人名まで判明している場合に使用します。「人事部 鈴木様」など、特定の人物に向けた場合にのみ使用しましょう。宛先が会社名なのか、部署名なのか、もしくは採用担当者の○○様なのか、状況に応じて「御中」と「様」を使い分けるようにしましょう。
「行」「宛」「各位」はどういうときに使う？
「御中」や「様」以外にも、「行」「宛」「各位」といった敬称があります。「行」は返信用の宛先として使う敬称の一つで、同封されている返信用封筒などの宛先として、企業や部署などの名前のあとに「行」が記載されています。もし自分に送られてきた郵便に返信用封筒やハガキが同封されており、「○○ 行」と書かれていた場合は、「行」を消して「御中」や「様」に書き直すのがマナーです。
「宛」も、「行」と同様に返信用の宛先として使われる敬称ですが、返信先は個人名となります。そのため、返信する際は「宛」を消して「様」と記載するのが一般的なマナーです。
「各位」といった敬称もありますが、これは就職活動の際に使用することは少ないでしょう。「各位」とは、複数の人に対して使う敬称で、皆様や皆様方といった意味があります。念のため覚えておくといいでしょう。
「殿」は履歴書送付には適していない
敬称の中には「殿」という用語がありますが、履歴書で「殿」は使いません。「殿」は、目上の人から目下の人に対して使われる敬称で、少し堅苦しいイメージがあるとされ、ビジネスシーンでも使われる頻度は少ないといいます。「殿」を使う理由がなければ、「様」を使用するのがいいでしょう。
履歴書を送付する際のポイント
これまで敬称についてご紹介してきましたが、履歴書を送付する際には、敬称以外にもいくつか守りたいマナーやポイントがあります。郵送する場合の封筒の書き方や使用するペン、応募書類の入れ方など、以下の点についても意識するようにしましょう。
ペンは何を使う？
履歴書を郵送する場合、封筒に手書きで宛名を書く方も多いことでしょう。その際に「どんなペンを使ったらいい？」と迷う方もいるかもしれません。基本的には、履歴書には黒のペンを使います。水性だと雨などで滲んでしまうこともあるため、黒の油性ペンを使うといいでしょう。ペンの太さに明確な決まりはないものの、太さは中もしくは小で、太すぎず細すぎず、読みやすい字が書けるペンを選ぶようにしましょう。
ボールペンは履歴書を手書きする際には適していますが、封筒の宛名に使用すると文字が細すぎるというデメリットがあります。マジックペンは逆に太すぎてしまい、筆ペンはマナーを考えると不釣り合いといえるでしょう。また、万年筆も雨などで滲む可能性があるため注意が必要です。読みやすい文字を書くことができる油性ペンを用意するようにしましょう。
書類はクリアファイルに挟んだ方がいい？
多くの場合、応募書類はA4サイズの書類が入る封筒に入れて企業へ送付します。履歴書以外にもエントリーシートや職務経歴書など、複数の書類を入れる場合は、クリアファイルに挟むようにするといいでしょう。クリアファイルに挟むことで書類を取り出しやすくなり、さらに、配達中にも書類が折れたり水で濡れてしまうのを防ぐことができます。添え状、履歴書、職務経歴書、その他の書類の順番でクリアファイルに挟むようにしましょう。
封筒の選び方
郵送する際の封筒のサイズは、A4サイズが入る「角形A4号（角A4）」か「角形2号（角2）」を選べば、折り曲げることなく入れることができます。また、色は茶色か白が一般的だといわれています。履歴書を折り曲げることが即マナー違反につながるわけではありませんが、なるでくA4サイズがそのまま入る封筒を選ぶようにしましょう。
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表面に「履歴書在中」と必ず記載すること
履歴書を入れた封筒には、「履歴書在中」と書くのが一般的です。郵送ではなく手渡しの場合も同様に書くようにしましょう。会社にはさまざまな郵便物が届きますが、「履歴書在中」と書いてあれば仕分けがスムーズになり、見逃しを防ぐこともできます。また、配達の際も重要書類としてていねいに取り扱われるため、きれいな状態で届けることができます。
書き方としては、封筒の表面に「住所」「宛名」「履歴書在中」の順に行頭を下げて書き、「履歴書在中」を赤枠で囲むのが一般的です。履歴書以外の書類も同封する際は、「応募書類在中」と書くとよりていねいでしょう。
履歴書を送る際は敬称を正しく使おう
履歴書を送る際は、宛名にどんな敬称を使うべきか迷うこともあるかもしれません。「御中」と「様」は混同しがちですが、団体名に対して使うか、個人名に対して使うかというはっきりとした違いがあります。今回の記事を参考に、敬称について正しく理解し、履歴書を企業に提出しましょう。
参考
「御中」と「様」の違いって？敬称の正しい使い方を理解しよう | リクナビNEXTジャーナル
今更聞けない？ 御中・様・行・宛・各位・殿など、正しい宛名の敬称の使い分け ｜ マイナビ転職
履歴書の書き方マニュアル完全版！ 履歴書の見本（サンプル）・作成方法｜マイナビ転職
御中と様は使い分けよう！履歴書を郵送する封筒の宛名の書き方 | ジョブインフォ
封筒の宛先の書き方！ビジネスで使う宛名【様・御中・各位など】の使い分けも | MakeLeaps
履歴書の封筒の宛先書きに使うペンの太さ・種類は？どんなペンで書けばいい？ | マイベストジョブ転職アカデミー
