「テレワークで効率的に働けない人」3つの共通点

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2020年2月からの新型コロナウイルス感染拡大によって急速に広がったテレワーク。もともと割り振られた仕事を一人で行うような業務分担型の仕事(プログラミング、編集業など)には、通勤時間も短縮できて最適な働き方かもしれません。

しかし、特にチームで仕事をするような仕事を行う人からは、テレワークでは効率が上がらないという意見も聞こえてきます。チームメンバーで進捗や知識を共有しながら問題に対処したり、新人を育成したりしながら仕事を進めてきた中には「仕事がやりづらくなった」「週に何度かは顔を見て仕事を行いたい」という悩みを抱えている人も多いようです。

今回は、新型コロナウイルスが広がる以前から海外の企業の買収売却に携わり、日本にいながらにして日本の会社を管理し遠隔で組織を動かす活動を行い、新著『世界のトップコンサルが使う 秒速で人が動く数字活用術』(PHP研究所)において、テレワーク環境でも効率的にチームや部下を動かす方法を説明している小早川鳳明氏(パイオエッジ)に、テレワークで効率が下がる人と効率が下がらない人の違いを解説してもらいます。


"待ち"の姿勢で周囲の人に助け舟を求めない

「誰かが察して助けてくれる」と無意識のうちに期待している“待ち”の姿勢——テレワークで効率が下がったと感じる人は、このようなこれまでと変わらない意識のままで仕事をしています。

これまでのように会社のオフィスで机を並べる働き方であれば、頑張っていることや自分が忙しく働いていることが周囲に伝わりました。同様に、トラブルが発生した際にはどんなトラブルが発生しているかを隣の席の同僚や上司が感じ取って、助け舟を出したりアドバイスしたりしてくれることがありました。しかし、テレワークではこれがありません。

それをわかっていないと、「自分が忙しいことは、誰かが察してくれる。もし、困っていたら上司が救いの手を差し伸べてくれる」と無意識のうちに考えて、"待ち"の姿勢になってしまいがちです。

一方で、テレワーク環境でもチームで活動し周囲の人間とうまくやれている人は、周囲の人間に効果的に助け舟を求めています。

テレワーク環境下では、自分ができないこと、困っていること、わからないことをこれまで以上に自ら発信して、上司・部下や同僚から助けてもらっています。恥ずかしがらないで自分で抱え込まず発信し、チームメンバーに助けてもらうことで、チームとして各個人の弱い部分を補完し合い機能的に動けるのです。

1対1のコミュニケーション頻度が増加している

テレワークで、これまでよりも1対1での電話対応が増えていませんか? テレワークでも効率的に仕事ができている人は、複数人が参加するオンライン会議の頻度は増えたものの1対1での電話対応は減っている人、関係者全員を集めてミーティングを行うオンライン会議の開催がうまい人です。

私自身、企業買収や会社経営を行う際には、経営企画、経理、法務、営業などなるべく多くの関与者を一堂に集めてオンライン会議を行うことを重視してきました。

会社での仕事は、担当者横断的、部門横断的に影響し合うケースが多くあります。その際に、何か一つを進めるにあたり、各部門それぞれに質問をし、質疑応答を受けるよりも、関係者を集めて、皆で共通の認識を進めるほうがはるかに効果的です。実際、短い時間で大きな金額を動かす企業買収売却の現場ではとても有効な方法で、よく使われています。

この考え方は、テレワーク環境下での普段の仕事でも同じです。何かの提案を行い賛同を得ながら企画を進めるときや稟議を回すときに、関係者一人ずつに説明をし、同じような質問に対して何度も説明するのは非効率的です。

このように非効率的な状況に陥る仕組みは理解していてたとしても、1対1の個別の対応に巻き込まれて、意図せずに効率を下げてしまっている人を多く見かけます。

そのときそのときの判断で「1対1で説明をした方が、早そう」と考えてしまいがちですが、実はそんなことはありません。後から同じような説明を別の人にもしなければいけないことはよくあります。1対1で電話説明をしそうになったら、一度振り返り、関係者全員でのビデオ会議を開くことを意識するのがよいでしょう。また、個別に会話をするのではなく、関与者を含めたチャット形式で説明をするのも一案です。

対面のときと同じ資料で同じ説明をする

オフラインの対面で会議を行うのと同じような資料の準備をして、オンライン会議に臨んでいませんか? これではこれまで以上に相手に伝わりません。伝わらないので、後日改めて説明をする必要が出て効率が下がってしまいます。

一方、テレワークでも効率を下げずに働ける人は、オンライン会議に向けて、これまで以上に念入りに資料の準備をしています。オフラインの対面会議であれば、資料を準備しなくても説明すれば参加者が注目して話を聞いてくれますが、ビデオ会議ではそうはいきません。

画面の向こうの参加者は、他の作業を同時並行で進めているかもしれません。オンライン会議ではホワイトボードを使って手書きをし、注目を集めるというワザも使えません。だからこそ、口頭でだらだらと説明するのではなく資料を事前に用意することが重要となってくるのです。

テレワークになってから気づかないうちに効率が下がっていると感じる方は、無意識のうちにオフラインの時と同じように働いてしまっていますが、それでは効率が落ちてしまいます。今回ご紹介させていただいたように、テレワークに適した仕事の仕方を意識してみましょう。

小早川鳳明

こばやかわ・ほうめい