受注管理とは - 業務の流れや受注管理システムのメリットなどを解説

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受注管理とは、受注伝票の作成などにとどまらず、在庫や納品までのスケジュールを確認するなど、その業務は多岐にわたっています。そのため、人為的なミスが起こりやすいという課題も。

今回は受注管理について取り上げ、一般的な業務の流れをご紹介。便利な受注管理システムについても解説します。

受注管理の流れなどを解説します

受注管理とは

受注管理とは本来、消費者や取引先の企業からの注文を受け付ける業務ですが、最近はその適用範囲が広がっています。受注管理では注文を受け付けてから在庫確認や納品のスケジュールなどを作成し、出荷するまでをカバーする企業が増えています。

受注管理は対応範囲が広い

受注管理は「受注」だけが対応範囲ではありません。出荷管理・在庫管理まで対応するため、流れを把握していないとミスが発生してしまいます。スムーズな納品は、取引先との良好な関係を保ち続けるため欠かせないもの。そのためにも、受注管理は企業にとって重要な業務となります。

受注管理業務の流れ

受注管理業務はどのように行われるのでしょうか。一般的な流れをご紹介します。

■見積書を提出する

取引先から注文を受けたら、まず商品の在庫や製造スケジュールの確認をして納期を確定させ、見積書を作成します。作成できたら取引先へ送り、確認してもらいます。見積書のやりとりは1度で済む場合もあれば、取引先が納得するまで複数回やりとりすることもあります。

■受注伝票を作成する

見積書が確定したら、商品や数量、金額、納品場所、納品日などを記載した受注伝票を起こします。受注伝票は取引先からの注文書(発注書)をもとに作成され、自社で保管します。

同時に、取引先に受注を確認するための注文請書を作成し、発行します。この注文請書は必ず作成しなければならないものではないですが、後々、取引先とのトラブルや納品ミスに備えて作成し、送付しておくことがおすすめです。

■出荷に向けた準備をする

受注伝票によって注文内容が確定したら社内で共有します。その内容を受けて、社内の生産部門や商品管理部門などが出荷に向けて準備をすすめます。

■請求書を作成する

受注した商品を納品する際に、請求書を発行します。商品に同封されることもあれば、別で郵送されることもあります。

受注管理の方法

受注管理の代表的な方法を3つ紹介します。

電話・FAXなどによる手書き管理

小規模企業に多いのが、電話・FAXなどによる手書きの管理です。注文内容を伝票に起こし、ファイリングして保管し、管理します。

エクセルなどOfficeソフトを用いた管理

デジタル化がある程度進んでいる企業では、Officeソフトを用いてExcelの受注管理表などのテンプレートを活用しています。必要に応じてプリントアウトして保管します。

受注管理システムでの自動化管理

受注管理業務を自動管理できるシステムは、大手企業やインターネット関連企業で数多く採用されている方法です。受注管理にかかわる業務を一元管理できるため、大量の注文を処理するような会社にはなくてはならないシステムといえるでしょう。システムによっては会計業務とも連動させることができ、バックオフィス業務の効率化を進めることができます。

受注管理システムとは

受注管理の煩雑な業務を、自動的に一括して行うものが受注管理システムです。システム開発会社から、いくつもの商品が発売されています。ここからは、受注管理システムについて簡単に解説します。

受注管理システムのメリットとは

受注管理システムを導入するにあたっては当然コストがかかり、また取引先の企業にも導入をすすめる必要があります。しかし、導入するメリットも大きいものです。

■人為的なミスを減らせる

手書きの場合は書き間違いや読み間違い、エクセルなどを利用する際には入力ミスはなかなかゼロにすることはできません。受注管理システムはパソコン上で行われるものなので、こうしたミスが起こりにくいといえます。取引先とのトラブルを防ぐこともできます。

■人員不足をカバーできる

受注管理業務は多岐にわたるにもかかわらず、人材が不足している企業によっては他業務と兼務しているケースも多くあります。そのため担当者への負担が大きくかかってしまうことも。受注管理システムは作業効率がアップするので、こうした人員不足をカバーすることに役立ちます。

■データ紛失のリスクが減らせる

受注管理を紙やPC上で保管している場合、紛失のリスクは常につきまといます。受注管理システムの多くはクラウド上にデータを保存するため、消失リスクは極めて少ないといえるでしょう。

受注管理システムで作業を効率よく

受注管理とは、取引先との注文を受けてから納品するまでの一連の業務を指します。その内容は煩雑ですが、取引先との信頼関係のためにはミスは許されません。そこで大手企業を中心に広がっているのが受注管理システムです。伝票の作成を自動で行うなど、作業の効率化が期待できます。受注管理システムは色々な商品が発売されていますので、ぜひチェックしてみてくださいね。

また、受発注管理業務そのものについて、システムによる業務効率化のポイントを他の専門用語や要素を交え、以下の記事で紹介しています。こちらも参考にしてみてください。