そもそも年金手帳とは？
年金手帳は、基礎年金番号などの情報が記されている手帳をいいます。基本的には20歳以上の国民年金・厚生年金・船員保険などの加入者に対し、発行・交付されるものです。なお、年金手帳は身分証明書や入社時の手続きなどで使用する場合があります。このように重要な手帳となるため、交付後はなくさないよう厳重な管理が必要です。
年金手帳は会社で保管することが一般的？ 必ず預けておく必要があるの？
会社側から年金手帳の提出を求められると「そのまま会社で保管するのだろうか」「必ず預けたままにしないといけないのだろうか」と不安になる人もいるかもしれません。実際に年金手帳は会社で保管するものなのか、詳しく見ていきましょう。
・年金手帳は会社で保管することが一般的？
従業員の年金手帳を預かっている企業は多くみられます。これは、会社が従業員を雇う際、入社手続きにおいて年金手帳の情報が必要になることが関係しています。例えば、厚生年金に加入するためには被保険者資格取得届を提出しなければならず、従業員の基礎年金番号が必要になるのです。
そこで、会社は従業員に年金手帳の提出を求めることになり、従業員はその指示に従う必要が生じます。そして、この手続きが終わったあとも年金手帳を返却せず、そのまま会社で保管するケースが多いのです。保管の理由は「加入者が紛失するのを防ぐため」「今までそうしてきたから」など、会社によっても異なります。
・年金手帳は必ず会社に預けないといけないの？
入社時に必要となるさまざまな手続きのため、従業員は年金手帳を提出する義務があります。しかし、会社にその年金手帳を預けたままにしておくことは義務ではありません。年金手帳は必要な処理が終わった時点で、従業員に返しても問題ないとされています。
年金手帳を手元に置いておきたいときはどうすればいい？
年金手帳は基礎年金番号などの情報が記されている重要なものだからこそ、自分の手元で保管しておきたいと考える人もいるでしょう。なかには「会社に返してと言いにくい」「本当に返してもらえるのだろうか」と不安に思う人もいるかもしれませんが、本来年金手帳とは加入者が自ら保管するものです。
そのため、自分で管理したい場合は遠慮せず、会社側に年金手帳の返還を求めるとよいでしょう。手続きが終わったあと速やかに返してもらえるよう、相談するのもいいかもしれません。なお、返してもらった年金手帳はなくさないよう、厳重に管理することが大切です。
年金手帳は手元で保管できる！ 返還後は紛失しないよう気を付けよう
年金手帳は入社に必要な手続きを済ませるため、会社側から提出を求められることがあります。この場合、年金手帳の提出は必要ですが、必ずしも会社に預けたままにしなければならない、という義務はありません。
自分の手元で年金手帳を保管したい場合は、あらかじめ相談しておくとスムーズです。年金手帳は重要な情報が記載されているものだからこそ、返してもらったあとはなくさないよう大切に保管しましょう。
出典
Money Forward クラウド給与 年金手帳を会社に提出する理由 – 転職や紛失時の対応も解説
ハタラクティブ 年金手帳が退職時に会社保管されていたらどうする？紛失時の対処法も解説！
執筆者：FINANCIAL FIELD編集部
