政府は27日、有識者でつくる公文書管理委員会を内閣府で開いた。「チームズ」など情報共有ツールを使った省庁職員間のチャットのやりとりに関し、公文書管理法上の行政文書として扱うルール案を提示し、了承された。政策立案や事業の実施方針に影響を及ぼす重要な指示などは文書作成ソフトやスクリーンショットを活用して確実な保存を義務付けた。
内閣府が実施したアンケートでは、各省庁など45行政機関がチームズや「スラック」など参加者の文章が会話形式で画面に表示されるツールを導入していた。日常的な業務連絡に使うケースが多い一方、国会答弁案の作成や法案審査などでも使用されていた。
公文書管理法に基づく政府のガイドラインでは、行政の意思決定過程の検証に必要な文書は「原則1年以上」保存すると規定されている。新ルールではチャット上のやりとりも事後に確認ができるよう日時や担当者が分かる形で保存するよう求めた。
日常的な業務連絡などは「保存期間1年未満」とされており、チャット上のメッセージも保存期間が満了するまでは削除しないよう定めた。
